Iván Párraga

Elementos de un sistema de organización personal

Iván Párraga -

¿Has sentido alguna vez que la realidad te pasa por encima sin que tú tengas control sobre ella? ¿Que no sabes qué es lo que tienes hacer a continuación? ¿Que dedicas tiempo a cosas no prioritarias cuando sientes que deberías estar haciendo algo más importante? ¿Que se te olvidan las cosas? ¿Que no sabes dónde guardaste aquella pieza de información que tanto necesitas ahora mismo? ¿Que no sabes de qué te suena esa persona? Si es el caso, no te preocupes no te pasa nada. Lo más probable es que no tengas un buen sistema de organización personal (o no tengas ninguno en absoluto) y es algo que tiene solución.

Un sistema de organización personal te va a permitir:

  • coger el control de tu tiempo para dedicarlo a lo que más sentido tiene en cada momento,
  • ayudarte a mantener el foco en tu tarea actual eliminando o gestionando adecuadamente las distracciones,
  • asegurarte que cualquier idea, petición, dato o tarea pendiente queda gestionada y almacenada adecuadamente de manera que no se pierda y puedas procesarla o acceder a esa información en el momento adecuado.

Un sistema de organización personal tiene dos tipos de componentes:

  1. soportes (físicos o digitales) que capturan, almacenan y estructuran información y
  2. procesos que garantizan la funcionalidad, mantenimiento y vigencia de esos soportes.

En este artículo me voy a centrar en los soportes y en otro haré más foco en los procesos. Sólo destacar que los procesos son muy importantes para mantener la confianza en tu sistema. Un sistema mal mantenido se degenera rápidamente y pierde su utilidad totalmente porque al no confiar en él dejarás de utilizarlo de forma regular, que hará que se degrade aún más para que acabes finalmente abandonándolo.

Los soportes principales de cualquier sistema de organización personal son los siguientes:

  • calendario,
  • lista de tareas pendientes (en inglés la “to-do list”),
  • libro de notas,
  • libro de contactos (en inglés “address book”).

Cada uno de estos soportes tiene una misión específica dentro del sistema, pero para que sean útiles es importante que cada uno de ellos sea único, es decir, por ejemplo no vamos a tener dos libros de contactos. Esto es así porque garantiza la eficiencia del sistema de manera que no tengas que pararte a pensar en qué sitio has de almacenar o recuperar una pieza de información o, lo que es peor, recorrer varios soportes.

Las herramientas y procesos que elijas para construir tu sistema no tienen que permanecer inalterables durante el resto de tu vida. Al contrario, es posible que una vez lo hayas construido y lo uses de forma sistemática, vayas descubriendo elementos de mejora, nuevas herramientas que quieras probar o ajustes en los procesos. Por supuesto hay que iterar y experimentar para optimizar el sistema. Yo no he dejado nunca de hacerlo. Eso sí, es importante entonces que implementes mecanismos de migración para evitar duplicidad de elementos o herramientas que, como hemos visto, afectan a la utilidad del sistema.

Veamos a continuación la misión y propiedades de cada uno de estos soportes. En futuros artículos profundizaré en mi implementación personal para mostrar un caso práctico real que pueda servirte de inspiración.

Calendario

El calendario tiene las siguientes misiones:

  • agendar citas y eventos,
  • agendar tareas y
  • programar recordatorios.

Quizás este es el elemento más conocido por la mayoría de un sistema de organización y con razón, porque es la principal herramienta para la gestión del tiempo. De lo anterior, no obstante, no se deriva que se utilice bien o que no se puedan aprender nuevas técnicas para sacarle el máximo partido.

La mayoría de la gente restringe su utilización a una de sus funciones, programar citas y eventos con terceros, es decir, encontrar y reservar disponibilidades horarias para, por ejemplo, organizar una reunión laboral o ir al dentista.

En muchos entornos laborales ni siquiera el dueño del calendario tiene el control efectivo sobre el mismo. Las herramientas empresariales de colaboración muestran todos todos los huecos del calendario que no están ya agendados a cualquiera en la organización que puede libremente ocuparlos convocando una reunión.

El uso anterior suele convertir al calendario en una herramienta odiada. Se convierte en el amo y el “propietario” en su esclavo. El calendario es, entonces, esa herramienta que se llena de reuniones (algunas de las cuales no sirven para nada), que rompe los flujos de trabajo personales y que se convierte en un obstáculo para conseguir los objetivos tanto profesionales como personales.

El primer paso de un buen sistema de organización consiste en coger el control de tu calendario y aprender a usarlo como un aliado para lograr tus objetivos.

Hay varias técnicas de gestión del tiempo que buscan prevenir esta sensación de falta de control como por ejemplo, programar cada uno de los minutos de trabajo del día o el “time budgeting”. No voy a entrar a describir estas técnicas ahora, pero la premisa de la que parten es que si tú no coges el control de tu tiempo otro lo cogerá por ti y por tanto proponen una ocupación premeditada y consciente de cada uno de los huecos de tu calendario en consonancia con tus objetivos. Esto tiene al menos las dos ventajas siguientes:

  1. el hecho que una tarea aparezca en el calendario incrementa exponencialmente las opciones que efectivamente la hagas,
  2. bloquea el hueco en el calendario impidiendo que aparezcan reuniones imprevistas.

Finalmente, el calendario es el lugar adecuado para programar recordatorios futuros que no son exactamente eventos (o que en el momento que lo programas todavía no lo son). Cosas como cumpleaños o elementos simples de una lista de tareas que han de suceder ese día.

Lista de tareas pendientes

La lista de tareas pendientes (en inglés “to do list”) es otro elemento fundamental de cualquier sistema de organización que sirve a varios propósitos:

  • tener un inventario de tareas a hacer,
  • organizar y priorizar dichas tareas y
  • actuar como bandeja de entrada para nuevas ideas o tareas que pueden surgir en cualquier momento.

Tener demasiado que hacer, no saber por dónde empezar y no saber cómo clasificar las nuevas tareas que van apareciendo constantemente (ya sean internas o externas) es sin duda terreno abonado para el estrés, la infelicidad y, en el peor de los casos, un ataque al corazón. El correcto uso de una lista de tareas pendientes puede contribuir significativamente a controlar esta situación.

A la hora de implementarla se puede recorrer a herramientas más digitales (existen una miríada de aplicaciones para todas las plataformas) o a sistemas más tradicionales basados en papel y lápiz. En cualquier caso, veamos cuáles son las propiedades de una buena implementación:

  • Siempre accesible. Uno de los objetivos es tener bajo control las interrupciones internas y externas cuando estás trabajando en una tarea (especialmente si esta requiere foco profundo). Es decir, actuar como bandeja de entrada de tareas que van surgiendo de manera que puedan procesarse después. Por ejemplo, puede pasar que cuando estás escribiendo un informe alguna asociación mental te incite a investigar un asunto no relacionado, sin duda muy interesante pero que no contribuye a ese trabajo y abrir Google es seguro que te va a distraer de la tarea actual. Incluso si soportas la tentación de investigar, la idea se quedará dando vueltas en tu cabeza para que no te olvides de ella y conseguirá desconcentrarte de todos modos. La solución consiste en “externalizar” la idea de tu cabeza de manera que no cambies de tarea pero a la vez te quedes tranquilo porque sabes que no se te va a olvidar. El mejor sitio para apuntarla es tu lista de tareas pendientes y luego ya la procesarás adecuadamente. Para que esto sea así, la lista tiene que estar rápidamente accesible y no suponer una distracción en sí misma.
  • Estructurada por dominios. No hay nada más inútil que una lista interminable de cosas a hacer de temas arbitrarios o no relacionados. Una buena lista de tareas a pendientes debería permitir agrupar las tareas en dominios que tienen un sentido conjunto. Un ejemplo obvio, sería agrupar tareas por proyectos. Otro sería agrupar tareas por el lugar o los recursos que se requieren para ejecutarlas, así un dominio puede ser “casa”, otro puede ser “ordenador”, etc.
  • Permite múltiples niveles de abstracción. No todas las tareas tienen el mismo nivel de complejidad o de concreción. En un extremo tenemos los proyectos (por ejemplo ”organizar la boda”), en el otro tenemos tareas muy específicas (como “confirmar la hora en el restaurante”) y en el centro toda una serie de niveles de abstracción intermedios. Trabajar con muchos niveles es contraproducente porque puedes pasar más tiempo pensando dónde encajar la tarea que registrándola efectivamente, pero disponer al menos del concepto de tarea y subtareas es muy conveniente.
  • Permite migración y reordenación. Relacionados, pero no exactamente lo mismo, por migración me refiero a que sea posible transferir tareas entre diferentes dominios. La reordenación permite cambiar el foco y la prioridad de las tareas. Una metáfora que suele funcionar bien es que las tareas más importantes son las que están en la parte más alta de la lista.

Libro de notas

El libro de notas, o base de conocimiento, es una base datos estructurada de conocimiento personal que queremos conservar a lo largo de nuestra vida y que escapa a la eventualidad de  la información que sólo tiene sentido durante la ejecución de un proyecto. Son nuestros archivos personales, nuestra biblioteca.

Cuando hablo de libro de notas estoy hablando metafóricamente ya que el sistema bien podría ser digital o híbrido y tener elementos físicos diversos. Estas son sus propiedades:

  • Estructurado. El libro de notas no va a dejar de crecer a lo largo de tu vida y por tanto es muy importante que tenga una estructura bien definida para que tanto el hecho de almacenar información como de recuperarla cuando haga falta sea intuitivo, rápido y sencillo. Dependiendo de la estructura física que le des, podemos estar hablando de organizaciones jerárquicas en carpetas físicas de papel o virtuales en un ordenador, etiquetas, índices, etc.
  • Flexible. Aunque tenga que ser un sistema estructurado, a la vez ha de permitir flexibilidad para cambiar su estructura sin que sea traumático. Tus intereses y tu foco va a ir cambiando a lo largo de tu vida. Una estructura optimizada para un momento dado puede no serlo para otro. Por tanto, una reestructuración o incluso una purga parcial de la información son necesarias para optimizar su uso en cada momento.
  • Persistente. Es nuestra memoria exterior y por tanto hemos de cuidarla bien para que sobreviva a posibles catástrofes. Si es un sistema digital hay que implementar un buen sistema de copias de seguridad. Si es un sistema analógico hay que protegerlo o redundarlo adecuadamente.

Libro de contactos

En realidad se trata de un subconjunto de nuestro libro de notas porque lo que almacena es información estructurada de las personas que pasan por nuestra vida. No obstante, tiene una serie de propiedades y usos que le hacen tener entidad propia.

En español tenemos toda una serie de nombres para referirnos a este concepto, así pues, además de libro de contactos, tenemos, por ejemplo, agenda o libreta de direcciones. Yo prefiero el uso de "libro de contactos", aunque quizás no sea el más extendido, porque creo que es el que define mejor de qué estamos hablando. La palabra “agenda” es demasiado general. La “libreta de direcciones” es muy limitante ya que, como veremos, almacenaremos una información más amplia.

Así pues, ¿qué contiene un registro de la libreta de direcciones? Además de la consabida información de contacto (esto es, teléfono, email, dirección postal, etc), toda aquella información que hemos ido aprendiendo y conociendo de esa persona. Esta información puede resultarnos muy útil en múltiples circunstancias como por ejemplo, cuando volvemos a encontrarnos con una persona tras un largo tiempo. En mi opinión, al contrario de lo que puede parecer, registrar toda esa información nos hace conocerla mejor y preocuparnos más. Estamos haciendo un esfuerzo consciente y deliberado por recordar aspectos de su vida, que es una manifestación clara de empatía hacia ella.

A modo de ejemplo, os incluyo una lista (no exhaustiva) de piezas de información que registro en el libro de notas y que van más allá de los consabidos datos de contacto:

  • Una foto. Nuestra memoria es visual, así que sin duda es uno de los mejores recursos que podemos incorporar para buscar y recordar rápido a la persona. Además hoy día que todos tenemos algún perfil público en Internet esto suele ser trivial de conseguir.
  • Fecha en la que la conocí y en qué circunstancias. Por ejemplo: “Lo conocí el 27 de abril del 2017 en una reunión en X cuando yo estaba en Y y explorábamos una colaboración para Z”.
  • Links a recursos online relevantes, como blogs o páginas personales o redes sociales que tengan algún interés.
  • Información personal diversa:
    • fecha de cumpleaños,
    • nombres de familiares directos,
    • aficiones y
    • cualquier otro dato interesante.

¿Cuándo registramos toda esta información? No hay que convertirse en un detective interrogador cada vez que conocemos a una persona. Simplemente, en ese momento le “abres ficha” en tu libro de contactos y vas incorporando la información a medida que la vas descubriendo de forma natural. ¿Que un día habla de su cumpleaños? ¡Estupendo!, a la libreta, ¿que otro día menciona a hijo por nombre?, pues nunca más se te va a “olvidar”.

Vuelvo a incidir: creo un registro de la persona en el libro de contactos en el momento de conocerla porque el esfuerzo es mínimo y la recompensa puede ser muy alta. El mundo da muchas vueltas y es muy probable que vuelvas a cruzarte con esa persona. En ese momento querrás saber en qué contexto la conociste y qué sabes de ella y no todos tenemos memoria de elefante.

Aunque en general soy bastante agnóstico sobre el tipo de soporte de los componentes de nuestro sistema de organización y creo que en general pueden implementarse correctamente con sistemas analógicos o digitales, en el caso del libro de contactos me decanto claramente por la solución digital. Esto es principalmente cierto porque uno de los usos más habituales consiste en utilizar los datos de contacto para iniciar una comunicación. En este caso está claro que la integración tecnológica con, por ejemplo, el teléfono o el cliente de correo electrónico aporta mucho y es casi indispensable.

¿Cuáles son las propiedades deseables en una libreta de contactos?

  • Único. Esto es más o menos cierto para todos los componentes del sistema pero quiero poner especial énfasis en este caso. Dado que hoy día los libros de contactos suelen ser digitales, hay un riesgo cierto y habitual de fragmentación de la información. Parte de tus contactos pueden estar en el libro de contactos de tu móvil, otros en la aplicación de contactos del cliente de correo de tu trabajo y otros distribuidos entre diferentes redes sociales. Esto tiene muchos problemas y algunos riesgos evidentes: puede ser complicado saber dónde ir a buscar (o registrar) un contacto concreto y puedes perder parte de tus contactos si dejas ese trabajo o te cansas de esa red social. Al margen que haya una cierta duplicidad porque sea útil que algunos contactos estén cerca de un sistema u otro, siempre debería existir una libro de contactos principal que esté bajo tu control y aglutine todos los contactos, incluso aunque tengas que hacer alguna gestión manual.
  • Accesible. Desde cualquier lugar o herramientas que necesite datos del contacto deberías poder acceder a la información fácilmente.
  • Que aporte trazabilidad. Aquí me refiero a la capacidad de listar las interacciones con ese contacto, por ejemplo, ver las llamadas telefónicas o correos electrónicos intercambiados o, incluso, los contactos cara a cara. Aunque estas han sido tradicionalmente características propias de CRMs profesionales, muchas de las herramientas que ya tenemos en nuestros móviles nos proporcionan parte de estas funcionalidades.

Conclusiones

Hemos visto que un sistema de organización personal tiene dos componentes principales:

  1. soportes que almacenan la información y
  2. procesos que gestionan y mantienen el buen estado de esos soportes.

En este artículo nos hemos centrad o en los soportes, que son los siguientes:

  • El calendario para gestionar eventos, tareas personales y programar recordatorios.
  • La lista de tareas pendientes que nos permite inventariar, clasificar y organizar todo lo que tenemos que hacer de una manera que además nos permita mantener el foco.
  • El libro de notas que es nuestra biblioteca personal y que almacena de forma estructurada todo aquello que queremos recordar.
  • El libro de contactos que nos ayudará a que nunca más olvidemos un detalle importante de todas las personas que se cruzan en nuestra vida.

Una propiedad importante de estos soportes, además de estar bien mantenidos, es que sean únicos. Esto reduce la fragmentación y duplicidad de la información para que sepamos dónde ir a almacenar y recuperar la información lo más rápido posible.

Referencias

Está claro que en mi sistema no hay nada totalmente original, al menos en este nivel teórico sin entrar en el detalle de la implementación. Para escribir el artículo no he tomado una referencia específica sino que he partido de mi propio sistema y experiencia.  Ha habido muchas fuentes que me han servido de inspiración a lo largo de los años a lo aquí expuesto, entre las cuales destaco las siguientes:

Referencias explícitas que han aparecido el artículo son las siguientes